Wenn ich in einem laufenden Projekt eines Unternehmens die Rolle einer externen Projektmanagerin auf Zeit übernehme, bin ich mit folgenden Fragen konfrontiert:

  • Welchen Projektmanagement-Ansatz verfolgt das Unternehmen?
  • Wo steht das Projekt, das ich leiten soll?
  • Wer sind relevante Projektstakeholder?
  • Gibt es die Möglichkeit mit dem/der ProjektmanagerIn, der/die das Projekt bisher geleitet hat, noch zu kooperieren?
  • Wie hat die Zusammenarbeit im Projekt bisher ausgesehen?

Wie oft passiert es überhaupt, dass es zu einem Wechsel im Projektmanagement kommt und dass das Projektmanagement „extern“ beauftragt wird? Unserer Erfahrung nach nicht so oft, aber doch. Daher empfiehlt es sich, einen generellen Onboarding-Prozess für eine/n ProjektmanagerIn festzulegen. Wir haben einen diesbezüglichen Prozess definiert, der ein strukturiertes und transparentes Onboarding von ProjektmanagerInnen in laufenden Projekten ermöglichen soll.

Onboarding Prozess

Phase 1: Projektinformationen sammeln

Im ersten Schritt geht es darum, so viele Projektinformationen wie möglich zu sammeln. Dazu dienen einerseits Gespräche und Interviews mit Mitgliedern der Projektorganisation sowie mit Projektstakeholdern und andererseits aktuelle Projektdokumentationen. Im besten Fall steht für diese Informationsphase noch der/die scheidende ProjektmanagerIn zur Verfügung. Durch das Informationssammeln werden unterschiedliche subjektive Projektwahrheiten angeboten, aus denen man sich eine eigene Projektsicht gestalten kann.

Phase 2: Projektanalysen

Die verfügbaren Informationen sind die Grundlage für die ersten Projektanalysen. Dabei geht es darum, den aktuellen Projektstatus zu beurteilen. Die Analysen betreffen sowohl den Status der inhaltlichen Projektarbeit als auch des Managements des Projekts. Das Gestalten von Beziehungen mit Mitgliedern der Projektorganisation und mit Projektstakeholdern ist in dieser Phase besonders wichtig. Es geht darum, einander kennen zu lernen und Vertrauen aufzubauen. Ein „soziales Controlling“ des Projekts hilft dabei, eventuell unausgesprochene Themen zu behandeln.

Phase 3: Vertiefende Projektanalysen

In der nächsten Phase sind Analysen zu vertiefen und es ist zu planen, welche Projektstrukturen beibehalten werden sollen bzw. welche Veränderungen im Projekt notwendig sind. Hier hat der/die neue ProjektmanagerIn die Möglichkeit bzw. die Verantwortung, dem Projekt eine eigene „Würze“ beizugeben. Die Herausforderung besteht dabei darin, durch etwaige Veränderungen, die inhaltliche Projektarbeit nicht zu stören und die Anschlussfähigkeit der Mitglieder der Projektorganisation zu sichern. Die Beziehungen zum Projektteam, zum Projektauftraggeber und zu den Projektstakeholdern sind zu intensivieren.

Phase 4: Projekt-Reset

Bei einem eventuell notwendigen Projekt-Reset sind die geplanten Projekt-Changes mit den Entscheidungsträgern (z.B. Projektauftraggeber, PMO Leiter) zu vereinbaren und mit den Mitgliedern der Projektorganisation umzusetzen. Veränderte Vorgehensweisen werden pilotiert, neue Dinge werden ausprobiert. Wichtig ist es, zu kommunizieren, welche Ziele mit den Veränderungen erreicht werden sollen.

Phase 5: Weiterentwickelte Projektstrukturen stabilisieren

Die weiterentwickelten Projektstrukturen sind bei Bedarf zu adaptieren, um diese „barrierefrei“ im Projektmanagement-Prozess zu stabilisieren. Die weiterentwickelten Projektpläne werden die Grundlage der Kommunikation in den Projektmanagement-Teilprozessen „Projektkoordination“, „Projektcontrolling“ und „Projektabschließen“. Neue Projektrollen und neue Kommunikationsformate können zum Einsatz kommen.

Zur Darstellung des Onboarding-Prozesses haben wir die Phasen in einzelne Aufgaben untergliedert und diesbezüglich Zuständigkeiten definiert.
Zum Onboarding von mir als externe Projektmanagerin habe ich gemeinsam mit unserem Kunden die einzelnen Aufgaben mit Aufwänden und Terminen hinterlegt (siehe nachfolgende Abbildung). Die Durchlaufzeit des Prozesses betrug in dem konkreten Fall sechs Wochen. Das periodische Controlling dieses Onboardings schaffte Transparenz und trug zur Vertrauensbildung wesentlich bei.

Prozessphasen

 

 
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Über den Autor

Michaela Haider

Senior Consultant, RGC